Hatályos szabályzatok felsorolása

Adatkezelési tájékoztató a DExam Vizsgaközpont által végzett adatkezelésekről

  

1. Az adatkezelő megnevezése és elérhetőségei

DExam Vizsgaközpont

Székhely: 4032 Debrecen, Komlóssy út 56.

E-mail cím:dexam@unideb.hu

Telefonszám: 06(52)/532-740, 512-900/23031, 23131

 

2. Adatkezelésre vonatkozó jogszabályok

A DExam Vizsgaközpont adatkezelésére az alábbi jogszabályi rendelkezések vonatkoznak:
A személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelet (a továbbiakban: GDPR);
2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról;
137/2008. (V. 16.) Korm. rendelet az idegennyelv-tudást igazoló államilag elismert nyelvvizsgáztatásról és a külföldön kiállított, idegennyelv-tudást igazoló nyelvvizsga-bizonyítványok Magyarországon történő honosításáról (továbbiakban: Kormány rendelet).

3. A DExam Vizsgaközpont szolgáltatásainak igénybevétele céljából végzett adatkezelések

3.1. A DExam Vizsgaközpontba való nyelvi előkészítő tanfolyamokra való jelentkezésselösszefüggő adatkezelés

3.1.1. Az adatkezelés célja: Az érintett jelentkező egyértelmű azonosítása.
3.1.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• anyja neve
• lakcím
• e-mail cím
• foglalkozás
• telefonszám

3.1.3. Az adatkezelés jogalapja: Érintett hozzájárulása. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja)
3.1.4. Az adatkezelés időtartama: hozzájárulás visszavonásáig, de legkésőbb a tanfolyam végéig
3.1.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai, DExam Vizsgaközponttal szerződött adatfeldolgozók munkatársai.

3.2. A DExam Vizsgaközpontban a nyelvi előkészítő tanfolyamokon való részvétellel összefüggő adatkezelés

3.2.1. Az adatkezelés célja: A nyelvi előkészítő tanfolyamokon való részvétel, jelenlét igazolása.
3.2.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

• családi és utónév
• aláírás

3.2.3. Az adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése, a 2013. évi LXXVII. törvény a felnőttképzésről 16.§-a
3.2.4. Az adatkezelés időtartama: a tanfolyam befezesétől számított 5 évig.
3.2.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai.

3.3. A DExam Vizsgaközpontban a nyelvvizsgára való jelentkezéssel összefüggő adatkezelés

3.3.1. Az adatkezelés célja: Az érintett jelentkező egyértelmű azonosítása.
3.3.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• anyja neve
• személyi igazolvány/ útlevél száma
• értesítési cím
• vizsgapartner neve, személyi igazolvány száma/útlevél száma (beszédkészség vizsga esetében)
• e-mail cím
• telefonszám
•  foglalkozás
•  fogyatékkal élők vagy krónikus betegségben szenvedők speciális igényeinek adatai

3.3.3. Az adatkezelés jogalapja: Érintett hozzájárulása. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja)
3.3.4. Az adatkezelés időtartama: hozzájárulás visszavonásáig
3.3.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai.
3.3.6. Adattovábbítás: Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ felé, valamint jogszabályban meghatározott esetben egyéb szerv, személy megkeresésére is adat továbbítható.

3.4. A vizsgahalasztással összefüggő adatkezelés

3.4.1. Az adatkezelés célja: A vizsga lebonyolítása ez eredeti vizsgaidőponttól eltérő időpontban.
3.4.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

• vizsgázó azonosító kódja
• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• értesítési cím
• e-mail cím
• telefonszám
• halasztás indokát alátámasztó dokumentumok adatai

3.4.3. Az adatkezelés jogalapja: Érintett hozzájárulása. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja)
3.4.4. Az adatkezelés időtartama: hozzájárulás visszavonásáig
3.4.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai
3 4.6. Adattovábbítás: Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ felé, valamint jogszabályban meghatározott esetben egyéb szerv, személy megkeresésére is adat továbbítható.

3.5. Felülvizsgálati kérelem elintézésével összefüggő adatkezelések

3.5.1. Az adatkezelés célja: A kérelmek elintézése, elbírálása.
3.5.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

• vizsgázó azonosító kódja
• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• értesítési cím
• e-mail cím
• telefonszám

3.5.3. Az adatkezelés jogalapja: 137/2008. Korm.rendelet 4.§ (3) bek. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja)
3.5.4. Az adatkezelés időtartama: az eljárás lefolytatásáig
3.5.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai, a vizsgaközpont vezetője.
3.5.6. Adattovábbítás: Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ felé, valamint jogszabályban meghatározott esetben egyéb szerv, személy megkeresésére is adat továbbítható.

3.6.Vizsgadolgozat megtekintésével kapcsolatos kérelem elintézésével összefüggő adatkezelések

3.6.1. Az adatkezelés célja: A kérelem elintézése, elbírálása.
3.6.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

• vizsgázó azonosító kódja
• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• értesítési cím
• e-mail cím
• telefonszám

3.6.3. Az adatkezelés jogalapja: Érintett hozzájárulása. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja)
3.6.4. Az adatkezelés időtartama: hozzájárulás visszavonásáig, legkésőbb a kérelem elintézéséig
3.6.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai, a vizsgaközpont vezetője.
3.6.6. Adattovábbítás: Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ felé, valamint jogszabályban meghatározott esetben egyéb szerv, személy megkeresésére is adat továbbítható.

3.7. A vizsgaeredmények lekérdezésével összefüggő adatkezelések

3.7.1.Adatkezelés célja: A vizsgázó kérelme alapján az egyes vizsgarészeken elért, százalékban kifejezett teljesítményéről részletes tájékoztatás nyújtása.
3.7.2. Kezelt adatok köre:

• vizsgázó azonosító kódja
• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• értesítési cím
• email cím

3.7.3. Az adatkezelés jogalapja: Érintett hozzájárulása. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja)
3.7.4. Az adatkezelés időtartama: hozzájárulás visszavonásáig
3.7.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai.

3.8. A hibás vizsgabizonyítványok cseréjével összefüggő kérelemmel kapcsolatos adatkezelések

3.8.1.Adatkezelés célja:A kiállított bizonyítvány cseréje, új bizonyítvány kiállítása, amennyiben hibás név került feltüntetésre a nyelvvizsga bizonyítványban.
3.8.2. Kezelt adatok köre:

• vizsgázó azonosító kódja
• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• értesítési cím
• telefonszám
• email cím
• bizonyítvány anyakönyvi száma
• hibás bizonyítvány szám

3.8.3. Az adatkezelés jogalapja: Érintett hozzájárulása. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja)
3.8.4. Az adatkezelés időtartama: hozzájárulás visszavonásáig
3.8.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai.
3.8.6. Adattovábbítás: Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ felé, valamint jogszabályban meghatározott esetben egyéb szerv, személy megkeresésére is adat továbbítható.

3.9. Vizsga lemondásával kapcsolatos adatkezelések

3.9.1. Az adatkezelés célja: a kitűzött vizsga lemondásával kapcsolatosan adatok felvétele
3.9.2. Kezelt adatok köre:

• vizsgázó azonosító kódja
• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• adószáma
• számlavezető bank neve, bankszámlaszám
• értesítési cím
• e-mail cím

3.9.3. Az adatkezelés jogalapja: Érintett hozzájárulása. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja)
3.9.4. Az adatkezelés időtartama: hozzájárulás visszavonásáig.
3.9.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai.
3.9.6. Adattovábbítás: Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ felé, valamint jogszabályban meghatározott esetben egyéb szerv, személy megkeresésére is adat továbbítható.

3.10. Vizsga helyének, időpontjának tájékoztatásával összefüggő adatkezelések

3.10.1.Adatkezelés célja: érintett tájékoztatása a vizsga helyéről, idejéről emailben vagy postán
3.10.2. Kezelt adatok köre:név, e-mail, lakcím
3.10.3. Az adatkezelés jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése s GDPR 6. cikk (1) bek. c) pontja szerint
3.10.4. Az adatkezelés időtartama: a vizsga teljesítéséig
3.10.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai.

3.11.Vizsgáztatási alkalmakkorfelmerült adatkezelések

3.11.1. Az adatkezelés célja: A vizsga lebonyolítása, azon való részvétel igazolása.
3.11.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• anyja neve
• neme
• személyi igazolvány/ útlevél száma
• értesítési cím
• vizsgapartner neve, személyi igazolvány száma/útlevél száma (beszédkészség vizsga esetében)
• e-mail cím (egyetemi polgárok esetén kötelező)
• telefonszám
• foglalkozás
• fogyatékkal élők vagy krónikus betegségben szenvedők speciális igényeinek adatai

3.11.3. Az adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6.cikk (1) bek. c) pont)
3.11.4. Az adatkezelés időtartama: vizsgaszabályzat szerint
3.11.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai.
3.11.6. Adattovábbítás: Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ felé, valamint jogszabályban meghatározott esetben egyéb szerv, személy megkeresésére is adat továbbítható.
3.11.7. Adatfeldolgozók:vizsgáztatóhelyek

3.12. A szóbeli, úgynevezett beszédkészség vizsgarészen készült hangfelvétel kezelésével összefüggő adatkezelés

3.12.1. Az adatkezelés célja: A vizsga lebonyolítása, szükség esetén az újraértékelésre jogosultsággal rendelkező vizsgáztató bizottság tájékozódhasson, ezért a hangfelvételt megismerni kizárólag az eljáró, újraértékelést
végző bizottság jogosult. A hangfelvétel készítésének másodlagos célja, hogy a Vizsgaközpont vizsgáztatóinak szakmai tevékenységét felügyelő szakhatóság vizsgálati eljárása során abból tájékozódhasson a szakmai munkáról, ezért ennek
során a hangfelvétel megismerésére a szakhatóság kirendelt ellenőre, illetve a Vizsgaközpont illetékes vezetője jogosult.
3.12.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• anyja neve
• neme
• személyi igazolvány/ útlevél száma
• értesítési cím
• vizsgapartner neve, személyi igazolvány száma/útlevél száma
• e-mail cím
• telefonszám
• foglalkozás
• fogyatékkal élők vagy krónikus betegségben szenvedők speciális igényeinek adatai
• hangfelvétel

3.12.3. Az adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6.cikk (1) bek. c) pont)
3.12.4. Az adatkezelés időtartama: A vizsgaszabályzat szerint, legkésőbb a hangfelvétel készítésétől számított 3 évig.
3.12.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársain belül az eljáró, újraértékelést végző bizottság tagjai. felügyelő szakhatóság munkatársai.
3.12.6. Adatfeldolgozók: vizsgáztatóhelyek

3.13. A DExam Vizsgaközpont vizsgabizonyítvány kiállításával összefüggő adatkezelés

3.13.1. Az adatkezelés célja: A vizsgaközpont a sikeres vizsgákról a vizsgaesemény időpontjától számított legkésőbb 60 napon belül köteles a Hivatal által kiállított vizsgabizonyítványt a vizsgázók rendelkezésére bocsátani.
3.13.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

• családi és utónév
• születési név
• születési hely és idő
• anyja neve
• neme
• személyi igazolvány/ útlevél száma
• értesítési cím
• vizsgapartner neve, személyi igazolvány száma/útlevél száma (beszédkészség vizsga esetében)
• e-mail cím
• telefonszám
• foglalkozás
• fogyatékkal élők vagy krónikus betegségben szenvedők speciális igényeinek adatai
• DExam azonosító kód
• vizsga százalékban kifejezett eredménye

3.13.3. Az adatkezelés jogalapja: 137/2008. Korm. rendelet (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja)
3.13.4. Az adatkezelés időtartama: vizsgaszabályzat szerint
3.13.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai
3.13.6. Adattovábbítás: Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ felé, valamint jogszabályban meghatározott esetben egyéb szerv, személy megkeresésére is adat továbbítható.

 
3.14. A DExam Vizsgaközpont nyelvvizsga-anyakönyv kiállításával összefüggő adatkezelés

3.14 1. Az adatkezelés célja: A vizsgaközpont a sikeres vizsgákról a vizsgaesemény időpontjától számított legkésőbb 60 napon belül köteles a Hivatal által kiállított vizsgabizonyítványt a vizsgázók rendelkezésére bocsátani.
3.14.2. Kezelt adatok köre: Az adatkezelés során az alábbi személyes adatokat kezeljük:

a) a vizsgázó személy természetes személyazonosító adatait;

b) a nyelvvizsgára vonatkozó következő adatokat:

ba) a vizsgaközpont megnevezése,

bb) a vizsgahely megnevezése,

bc) a vizsgaidőszak megjelölése,

bd) a vizsga neve, szintje, típusa (szóbeli vagy írásbeli),

be) a vizsga helye, ideje,

bf) a vizsgáztató és a feladatjavító neve,

bg) a vizsga eredménye (sikeres vagy sikertelen),

bh) a vizsgarészenként elért pontok és

bi) a vizsgán elért pontszám az elérhető összpontszám százalékában kifejezve; valamint

c) a bizonyítványra vonatkozó adatokat:

ca) a bizonyítvány száma,

cb) a bizonyítvány státusza: beterjesztés, jóváhagyás, a nyomdába és a nyomdából érkezés időpontja.

3.14.3. Az adatkezelés jogalapja: 137/2008. Korm. rendelet 5.§ (2a.) bekezdés, 2011. évi CCIV. tv. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja)
3.14.4. Az adatkezelés időtartama: A nyelvvizsga letételétől számított 80 évig.
3.14.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam munkatársai
3.14.6. Adattovábbítás: Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központ felé, valamint jogszabályban meghatározott esetben egyéb szerv, személy megkeresésére is adat továbbítható.

3.15. A Debreceni Egyetem által DExam Vizsgaközpont útján az egyetemi hallgatóknak szervezett kredites kurzusokkalösszefüggő adatkezelés

3.15.1. Az adatkezelés célja: A DExam Vizsgaközpont egyetemi képzésen belüli kredites kurzusainak megszervezése és lebonyolítása, kapcsolattartás a hallgatóval, hallgatói kreditek megszerzése, kurzus elvégzése.
3.15.2. Kezelt adatok köre:

• név
• neptun kód
• képzés kód

3.15.3. Az adatkezelés jogalapja: hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja)
3.15.4. Az adatkezelés időtartama: visszavonásig
3.15.5. Hozzáféréssel rendelkezők köre: A DExam, valamint a Debreceni Egyetem munkatársai.

3.16. A DExam Vizsgaközpontban az E-learning rendszer keretében történő oktatásával kapcsolatos adatkezelés a https://moodle.dexam.hu felületen

3.16.1. Adatkezelés célja: távoli hozzáféréssel való oktatás
3.16.2. Adatkezelés jogalapja: jogos érdek [GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont].
3.16.3. Kezelt adatok köre:

• Név
• E-mail cím
• IP cím, idő és helyadatok
• Eredmények, pontok, értékelések, teljesítések
• amennyiben a Facebook profil alapján történi a bejelentkezés, akkor a felhasználó neve, e-mail címe, profil képe

3.16.4.Adatkezelés időtartama: a kurzus végétől számított 3 hónapig
3.16.5. Adatfeldolgozó: A rendszer üzemeltetése, a rendszer biztosítása, a Debreceni Egyetem Multimédia és E-learning Központ feladata.

4. Az Ön jogai és a joggyakorlásra vonatokozó szabályok

4.1. Tájékoztatáshoz való jog
A GDPR 15. cikk (1) bekezdésének megfelelően, Ön tájékoztatást kérhet a DExam Vizsgaközpont által kezelt személyes adatokról. Ebben az esetben a DExam Vizsgaközpont az Ön által megjelölt elérhetőségére (e-mail cím, levelezési cím) továbbítja az alábbi információkat:
milyen személyes adatokat kezelünk Önről;
milyen adatkezelés célokból;
kiknek továbbítjuk a személyes adatokat;
az adatkezelés időtartama, illetve ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
Önt adatkezeléssel összefüggésben megillető jogokról;
a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak címzett panasz benyújtásának jogáról.

4.2. Másolat kéréséhez való jog
A GDPR 15. cikk (3)-(4) bekezdése alapján Ön másolatot kérhet a DExam Vizsgaközpont által kezelt személyes adatokról. Ebben az esetben a DExam Vizsgaközpont az Ön által megjelölt elérhetőségére (e-mail cím, levelezési cím) továbbítja azokat a személyes adatokat, amelyeket Önről kezelünk.

4.3. Helyesbítéshez való jog
A GDPR 16. cikkének megfelelően, kérelmére az Ön kérésének megfelelően módosítjuk, pontosítjuk a személyes adatát.

4.4. Törléshez való jog
A 3.4. alpont szerinti adatkezelés esetében a GDPR 17. cikk (1) bekezdésével összhangban Ön kérheti, hogy töröljük a nyilvánosságra hozott személyes adatokat.

4.5. Korlátozáshoz való jog
Ön kérheti az adatkezelés korlátozását az alábbi esetekben:
ha vitatja a személyes adatok pontosságát, akkor addig korlátozzuk az adatkezelést, amíg a DExam Vizsgaközpont ellenőrizi a személyes adatok pontosságát;
az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
a DExam Vizsgaközpontnak már nincs szüksége a személyes adatokra, de Ön igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
amennyiben a tiltakozás jogát gyakorolja, akkor arra az időtartamra korlátozzuk az adatkezelést, amíg a kérelmének jogszerűségét megvizsgáljuk.
Az adatkezelés korlátozására irányuló kérelmében esetében azt is meg kell jelölni, hogy melyik okból kéri a korlátozást.
A DExam Vizsgaközpont az adatkezelés korlátozására irányuló kérelmét úgy teljesíti, hogy a személyes adatokat minden más személyes adattól elkülönítetten tárolja. Így például
elektronikus adatállományok esetében külső adathordozóra kimenti, a papír alapú iratokat pedig külön mappában tárolja.

4.6. Tiltakozás
Ön jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozzon a jogos érdek mérlegelése alapján végzett adatkezelés ellen. Ebben a DExam Vizsgaközpont megvizsgálja az Ön vonatkozásában az érdekmérlegelés jogalapján végzett adatkezelését, és amennyiben
megalapozottnak találja a kérelmét, töröljük a személyes adatait. A vizsgálatunkról Önt mindenképp tájékoztatni fogjuk.

4.7. A joggyakorlás közös szabályai
A DExam Vizsgaközpont a kérelmét legfeljebb egy hónapon belül teljesíti, amely legfeljebb két hónappal meghosszabbítható.
A kérelem megtagadása esetén a DExam Vizsgaközpont a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja Önt a megtagadás indokairól, valamint arról, hogy panaszt nyújthat be a Hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.
A DExam Vizsgaközpont fenntartja magának azt a jogot, hogy ha megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó személy kilétét illetően, akkor az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérje. Ilyen esetnek tekinthető különösen az, ha az érintett
a másolat kéréséhez való jogával él, amely esetben indokolt, hogy a DExam Vizsgaközpont meggyőződjön arról, hogy a kérelem a jogosult személytől származik

5. Az Ön jogérvényesítési lehetőségei

Amennyiben az Ön megítélése szerint a DExam Vizsgaközpont adatkezelése nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, akkor a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (Postacím: 1374 Budapest, Pf. 603., e-mail cím: ugyfelszolgalat@naih.hu) eljárását kezdeményezheti, illetve bírósághoz fordulhat.